ADHDのある人のタスク管理術10選　タスク管理をするメリットを解説

こんにちは。就労移行支援事業所・キズキビジネスカレッジ（KBC）です。

ADHD（注意欠如・多動性障害）のある人が仕事を上手に進める上で、タスク管理は有効だとよく言われています。

しかし、タスク管理がどういうものかよく分からず、以下のような疑問を持つ人が多いかと思います。

このコラムでは、仕事でお悩みのADHDのある人に向けて、仕事におけるタスク管理術について解説します。

タスク管理のメリットやツールも併せて紹介します。ADHDのある人や自分はADHDではないかと疑っている人は、ぜひ参考にしてみてください。（参考:司馬理英子『「大人のADHD」のための段取り力』、福西勇夫・福西朱美『マンガでわかる 大人のADHDコントロールガイド』）

タスク管理とは？

タスク管理とは、処理すべき仕事やタスク・課題を適切に把握し、進捗を管理することです。

具体的には以下のような作業のことを言います。

企画立案の仕事を例に挙げるならアイデアを紙に書きだす、プロジェクトメンバーと議論する、企画書を作成するなどのプロセスに細分化して、時間配分や業務処理の順序付けを行うことなどがタスク管理にあたるでしょう。

タスク管理の中でも特にマルチタスクについて、発達障害のある人のライフハックについて、ADHDの「生きづらい」については、以下のコラムで解説しています。ぜひご覧ください。

ADHDのある人のタスク管理術10選

この章では、ADHDのある人のタスク管理術について解説します。

大切なのは試行錯誤をしながら自分に合った方法を探すことです。

周りの人やADHDの支援機関などの助けを借りつつ、仕事を進めやすくするにはどうすればよいかを一緒に考えるようにしましょう。

以上の点を意識しながら、以下のタスク管理術を実践してみてください。

タスク管理術①ToDoリストを作る

1点目は「ToDoリストを作る」という方法です。

「ToDoリスト」とは、業務の中で実際に取るべき行動や、これからすべきことに焦点を絞ってリスト化したものです。

ToDoリストを作る際の理想は、「記載項目を淡々と実行していくだけで、目標達成や課題解決に至る」という状態に持っていくことです。

実際に処理が終わったら、その項目を線で塗りつぶしたり、末尾に「済み」といった印を入れたりとステータス管理をすることが大切になります。

付箋にタスクを書き出して見えるところに貼り、終わったものは剥がしていくといった方法も有効です。そうすることで、タスクの進捗状況が把握できるだけでなく、達成感も得られるため、モチベーションが上がりやすくなるはずです。

ToDoリストのようなタスクのリスト化は、タスク管理の方法として筆頭に挙げられるものですので、これを基本にしながら上手にアレンジしていくとよいでしょう。

タスク管理術②タスクを分解して具体化する

2点目は「タスクを分解して具体化する」です。

これは、ToDoリストを作る際にも重要なポイントです。

例えば、「午後に経理処理をする」といったタスク管理をしているとします。

しかし、これでは処理の内容がざっくりとしているため、作業をする前に何から手を付けるべきかを考えなければなり、タスク管理としては不十分になります。

そこから一歩進んで請求書を分類する、ソフトに入力して起票する、証憑を経理部に持っていくなど、タスクを分解して具体的な行動の単位に落とし込むことが大切です。その際に30分でこなせる程度に分解するなどの基準を設けておくと、どこまで細かくすればいいのか悩まずに済みます。

タスクを細分化すると、業務に着手するハードルが下がり、時間がないときにも一部だけ片付けるといった対応がしやすくなります。ぜひ、意識してタスクを分解して具体化してみてください。

タスク管理術③優先順位と所要時間を書き込む

タスク管理をする際には、優先順位と所要時間を書き込むことも大事です。

タスクを列挙したものの、急ぎの案件と時間をかけられる案件の区別がついていなければ、予定管理がうまくいかない可能性があります。

仕事の状況は日々変わりますので「毎朝9時に確認する」など、ルールを決めた上で優先順位を都度、見直すようにしましょう。また、できればタスク遂行にかかる所要時間も併記するとより正確なスケジューリングができるようになるためオススメです。

しかし、ADHDのある人には時間の経過を把握することが難しいという特性があると指摘されているため、見積もっている時間と実際にかかる所要時間との間にズレを感じる人も少なくないと思います。

そういう人は、日常用務にかかる時間を計測・記録して、できるだけ正確な所要時間を認識することから始めるとよいでしょう。 （参考:中島美鈴『もしかして、私、大人のADHD？』）

タスク管理術④周囲の人にリマインドをお願いする

4点目は「周囲の人にリマインドをお願いする」です。

ADHDのある人は、別の案件が舞い込むと、それに気を取られるあまり、本来行うべき業務に再度取り掛かろうとしても中々思い出せないということがあります。

そうしたとき、周囲の人と予定を共有した上でリマインドをお願いしておけば、思い出すための時間を削減できますし、抜け落ちをカバーすることができます。タスク管理は一人で行うべきものばかりではありませんので、周りの同僚やご家族の助けを積極的に借りてみてください。

タスク管理術⑤マーカーや色付きの付箋を使う

「マーカーや色付きの付箋を使う」というのも効果的なタスク管理術です。

処理すべきタスクをメモしたり、ToDoリストを作ったりするときに記載事項にマーカーを塗れば、優先順位を一目で把握できるようになります。

ただし、そのときの気分でマーカーを塗ると収拾が付かなくなりますので、優先順位と色の対応を前もってルール化しておくことがポイントです。また、メモをするときでも重要度にあわせて付箋の色を変えるといった工夫をすれば、タスクを効果的に分類することができます。

タスク管理術⑥メモ帳を持ち歩く

「メモ帳を持ち歩く」というのも有効です。

ADHDのある人はタスクが生じたらすぐにメモを取る習慣をつけるようにしましょう。

これにより、注意散漫による物忘れなどを防止することができます。

また、ADHD向けのクリニックを開院している福西勇夫先生は、アイデアが思い浮かんだときにはひとまずメモしておいて、書き留めたらToDoリストをまず確認するといったルール設定をすると効果が上がりやすいと述べています。

アイデアをメモすることは、「もしかしたらこのアイデアを忘れてしまうかもしれない」という焦りを払拭できて、安心にもつながるそうです。次々に浮かんだアイデアに翻弄され、時間が過ぎるということが多いというADHDのある人は、タスク管理のためにも、メモ帳を胸ポケットに入れておくなど常に持ち歩く工夫をしてみてください。

タスク管理術⑦リストをすぐに引き出せるようにする

7点目として「リストをすぐに引き出せるようにする」ことが大切です。

これには、タスクをすぐに記録できるようにする、タスクを確認しやすくするという2つの目的があります

タスク管理のためにせっかく業務を洗い出しても、確認しづらい階層にフォルダがあったり、机の上や引き出しの中で埋もれていたりしていては意味がありません。Excelなどの電子ファイルを利用してタスク管理をするなら、PCのデスクトップ上など、目につきやすいところにファイルを保存するようにしましょう。紙媒体なら、机の決まった場所に配置したり、パッと確認できるところに掲示したりするのがオススメです。

タスク管理術⑧タスク管理の媒体をできるだけ一つにまとめる

8点目は「タスク管理の媒体をできるだけ一つにまとめる」です。

人によっては、タスク管理をするために、手帳、ノート、電子ファイルなど、さまざまな媒体を利用しているかと思います。しかし、管理する媒体を分けると確認が大変なだけでなく、場合によっては紛失することもあります。

タスクはできるだけ一つのファイルや手帳にまとめましょう。急いで書き留めたメモなども、できればすぐにメインの媒体に集約することが大切です。

タスク管理術⑨整理整頓だけする時間を作る

9点目は「整理整頓だけする時間を作る」という方法です。

ADHDのある人は整理整頓を苦手とすることがあります。しかし、それ以上に作業に追われているうちに収拾がつかなくなるという人も多いのではないでしょうか。

そういった場合は、一日のうちに整理整頓だけする時間を作ることで、自分の行動や抱えているタスクを一度落ちついて見直すことができるようになります。その時間に付箋やメモなどを一つの媒体に転記してまとめれば、タスクの見通しがずっとよくなるはずです。

タスク管理術⑩タスク管理ツールを利用する

最後にオススメしたいのは「タスク管理ツールを利用する」ことです。

最近では、スマートフォンの内蔵アプリや、Googleの提供しているアプリのように無料でもタスク管理を効果的にサポートしてくれるツールが多々あります。

中には、設定した時間になると画面上にアラートを表示するリマインダー機能が付いているものもあります。また、最近はADHDの特性をカバーすることを目的に開発されたタスク管理ツールも注目されています。

例えば、社会福祉法人SHIPの提供している「タスクペディア」は、ADHDの当事者が編みだしてきたタスク管理の手法を採用して開発されています。また、医療分野において幅広いソリューションを提示している株式会社Welbyが開発した「AOZORA」も、ADHDのある人向けのタスク管理ツールとして知られています。

いずれも、当事者や専門医の監修を経ているので、安心してご利用いただけるはずです。このようなツールを試してみるのも一つの手段でしょう。

ADHDのある人がタスク管理を難しいと感じる理由

ADHDのある人がタスク管理を難しいと感じる理由として、以下の2つを挙げることができます。

ADHDのある人の中には物事の整理整頓が苦手な特性のある人がいます。

こういった特性のある人は、業務が溜まってくるとタスクそのものを失念したり、スケジュールを確認せずに先延ばしにしたりする傾向があります。

また、次々に新しいアイデアが浮かんでくることで、着手しようとしていたタスクが頭から抜けたり、新規の案件に気を取られて優先順位を見失ったりするケースが少なくありません。こうしたADHDの特性が、タスク管理を困難にしている要因のひとつとして考えられます。

ADHDのある人がタスク管理をするメリット3点

それでは、ADHDのある人がタスク管理をすることで得られるメリットはどのようなものでしょうか？

この章では、ADHDのある人がタスク管理をするメリットについて解説します。

メリット①タスクの漏れを減らせる

まずタスクの漏れを減らせるというメリットが挙げられます。

タスク管理は、第一に処理すべき業務の見逃し・見落としを避けることを目的としています。

日々舞い込んでくる業務を整理しないままぼんやりと処理していると、繁忙期などが訪れた際には収拾がつかなくなる可能性が高いでしょう。

タスク管理を実践し、課題や業務を可視化することで、タスクの漏れを無くすことができます。

メリット②予定管理がしやすくなる

2点目は、予定管理がしやすくなるというメリットです。

現在抱えている業務を把握することは、スケジュールを考えるための第一歩になります。

さらに、締め切りを理解した上でタスクに優先順位を付けたり、作業時間を見積もったりすることができれば、慌てて処理に追われるといった事態を避けられるでしょう。

メリット③不安を軽減できる

3つ目のメリットは、不安を軽減できるという点です。

ADHDのある人の中にはするべき業務が溜まってくると、「締め切りを確認しなければならないのに恐くてできない」「不安が強くて手を付けられない」といった理由から、中々着手できないという人もいます。

しかし、日々のタスク管理を行っていれば、処理すべき案件が可視化されますのでこうした不安を軽減できるでしょう。

ADHDのある人でもタスク管理はできる

インターネット上では、ADHD当事者のタスク管理について「試してみたけれど無理だった」「どの方法も実践できそうにない」といったような意見がよく見られます。

タスク管理のメリットの大きさは知っているものの、良い方法に巡り会えないと感じている人が多いようです。

しかし、書籍やインターネットで解説されているタスク管理術をそのまま実践しても人によっては合う・合わないがあります。

ADHDの特性の程度は人それぞれです。

そのため、あくまでもタスク管理の方法論は参考に留めて、あなたに合ったタスク管理術を試していくことが大切です。ADHDに関する悩みを持つ人の中にも、タスク管理術を上手に組み合わせて仕事を順調に進めている人はたくさんいます。

ぜひ、あなたに合ったタスク管理の方法を試行錯誤してみてください。

その際には、例えば就労移行支援事業所のような、発達障害のある人の就労をサポートしている支援機関を利用すると、専門家の助言を得ながらタスク管理の方法を探すこともできます。また、専門家以外にも、例えば職場の同僚やご家族といった周囲の人に協力を求めることで、仕事や日常生活がスムーズに進むことがあります。

ぜひ一人で抱え込まずに、周囲の人を頼るようにしてください。

ADHDとは？

ADHD（注意欠如・多動症/注意欠如・多動性障害、Attention-Deficit Hyperactivity Disorder）とは、不注意性や多動性・衝動性の特性から日常生活などに困難が生じる発達障害の一種のことです。（参考：American Psychiatric Association・著、日本精神神経学会・監修『DSM-5 精神疾患の診断・統計マニュアル』、田中康雄・監修『大人のAD/HD』、岩波明『大人のADHD─もっとも身近な発達障害』、司馬理英子『ササッとわかる　「大人のＡＤＨＤ」　基礎知識と対処法』、星野仁彦『それって、大人のＡＤＨＤかもしれません』、e-ヘルスネット「ADHD（注意欠如・多動症）の診断と治療」）

ADHDの特性は大きく、以下の2つの特性に分けられます。

ADHDのある人だからといってすべての特性が生じるというわけではありません。いずれかの特性、または複数の特性から困難が生じている人もいます。

ADHDのある人は、必ず不注意性や多動性・衝動性が現れるというわけではなく、人によって特性の現れ方、得意なこと・不得意なことが違う点が大きな特徴です。

ADHDの概要や特性、診断基準などについては、以下のコラムで解説しています。

まとめ：あなたなりの方法をアレンジしてみてください

大切なことは、試行錯誤して自分に合ったタスク管理術を見つけることです。

その過程では、専門の支援機関だけでなく、周囲の同僚や家族の意見・協力を求める姿勢が必要になってきます。一人で解決しようとせずに、柔軟な態度を保つようにしながらこれまでに解説してきたタスク管理術を参考に、あなたなりの方法をアレンジしてみてください。

このコラムが、タスク管理に悩むADHDのある人の助けになれば幸いです。