マルチタスクが苦手なあなたへ　マルチタスクをできるようになる方法を解説

こんにちは。就労移行支援事業所・キズキビジネスカレッジ（KBC）です。

あなたはマルチタスクを有効に活用できていますか？

マルチタスクで効率よく作業をしたいという思いはあれど、上手くできていない人は多いです。

このコラムでは、マルチタスクを上手くできるようになりたいという人に向けて、マルチタスクのメリットやデメリット・注意点、苦手な人の特徴、できるようになる方法、得意な人に向いてる仕事、シングルタスクのメリットなどについて解説します。

ぜひ最後まで読み、効率的なタスクの進め方を学んでいきましょう。

マルチタスクとは？

マルチタスクとは、複数の作業やタスクを同時または効率的に並行して行うことを指します。

例えば、電話をしながらメールを確認したり、家事をしながらテレビを見たりすることが該当します。

マルチタスクが苦手な人の特徴4選

マルチタスクが苦手な人にはいくつかの特徴があります。

この章では、マルチタスクが苦手な人の特徴について解説します。

特徴①完璧主義、こだわりが強い

最後までやらないと気が済まない完璧主義な人はマルチタスクに不向きです。

また、細かいところを気にしたり、こだわりが強い人は、一つの作業に集中する傾向があるため、効率よく作業を切り替えていけません。

完璧主義の人の特徴やメリットについては、以下のコラムで解説しています。ぜひご覧ください。

また、こだわりが強い人の特徴や活かす方法については、以下のコラムで解説しています。ぜひご覧ください。

特徴②優先順位付けが苦手

マルチタスクは同時に多くのタスクをこなすためには、何を優先するかを決める必要があります。

マルチタスクが苦手な人は優先順位をしっかり決めるのが難しく、タスクの順序や重要度を見極めるのに時間がかかります。

特徴③スケジュール管理が難しい

マルチタスクを効率よくこなすためには、計画的に作業を進める必要があります。

マルチタスクが苦手な人はスケジュール管理やタスク管理が甘い側面があり、スケジュールを管理する方法が重要です。

特徴④発達障害との関連性

マルチタスクが苦手な理由には、発達障害の特性が関係しているかもしれません。

ADHDのある人は、一度に複数の情報を処理するのが苦手とされています。

一つのことに集中しないと情報をしっかり処理できないことが多いです。

タスクを見える化する工夫が必要です。

マルチタスクの5つのメリット

この章では、マルチタスクのメリットについて解説します。

メリット①複数の業務を同時進行できる

複数のタスクを並行して進めることで業務の停滞を防ぎ、全体的な生産性を向上させることができます。

例えば、データのダウンロード中に別のレポートを執筆するなど、空き時間を有効活用して、生産性を高められます。

メリット②全体像の把握が容易になる

複数のタスクに携わることで、プロジェクトや業務内容の全体像を理解しやすくなります。

各タスクの進捗や優先度、関連性を適切に把握できるため、効率的な判断や調整が可能になります。

メリット③コミュニケーションが活性化する

複数の作業やタスクを進めると、異なる業務やチームと連携する機会が増えることもあるでしょう。

その場合、部門間やチーム間のコミュニケーションが活発になります。

コミュニケーションは、円滑に業務を進めるのに不可欠な要素です。

メリット④幅広い情報収集ができる

多様な業務に携わることで、異なる分野の情報や知識に触れる機会が増えるはずです。

これにより、柔軟な思考や広い視野を養うことができます。

メリット⑤効率的な時間管理ができる

適切にマルチタスクを行うことで、短時間で効率よく作業を進められます。

例えば、電話での対応中にパソコンへの入力を同時に行うなどをすると、作業時間の短縮が可能になります。

マルチタスクの5つのデメリット・注意点

この章では、マルチタスクのデメリット・注意点を紹介します。

注意点①生産性が低下する

マルチタスクは生産性を大幅に低下させる可能性があります。

タスク間の切り替えに時間とエネルギーを要し、注意力が分散されるためです。

実際に、アメリカ心理学会の研究によると、マルチタスクによって生産性が40%も低下することが指摘されています。（参考：American Psychological Association (APA)「Multitasking: Switching costs」）

注意点②エラーが増加する

複数のタスクを同時に処理することで、注意が分散し、ミスや見落としのリスクが高まります。

特に複雑な作業や細心の注意を要するタスクの場合、エラーが増加する可能性があるでしょう。

注意点③キャパオーバーのリスクがある

新しいタスクに次々と取り組むことで、個人の処理能力を超える可能性があります。

スケジュールに余裕がなくなり、期日の遅れや過度な業務負荷を招き、キャパオーバーを招くかもしれません。

注意点④作業が中途半端になる

複数のタスクを同時に進めるため、どの作業も中途半端な状態で終わることもあるでしょう。

各作業の完了に時間がかかり、後続のタスクの開始が遅れる可能性があります。

注意点⑤精神的負担でモチベーションが低下する

頻繁なタスク切り替えは精神的な負荷を増大させ、ストレスを高める可能性があります。

また、タスクが完了しない状況が続くことで、達成感を得られず、仕事へのモチベーションが低下する可能性も否めません。

マルチタスクをできるようになる方法11選

この章では、マルチタスクをできるようになる方法について解説します。

方法①現在抱えているタスクを把握・分割・管理する

マルチタスクを効果的に行うためには、タスクの把握・分割・管理が重要です。

まずは、現在抱えているタスクをリストアップしましょう。

タスクをリストアップしたら、メインのタスクと細かいサブタスクなど、重要度に応じて分割して管理してみてください。

また、リサーチ、執筆、編集、会議準備など、似た性質のタスクをカテゴリ別に管理するのも効果的です。

タスクが細かく分割されると進捗が見えやすくなり、達成感も得やすくなるはずです。

方法②タスクの優先順位を決める

次に、タスクの優先順位を決めてみてください。

重要度や締め切りを考慮して、重要性と緊急性に基づいてタスクを分類してみましょう。

そうすることで、どのタスクに力を集中させるべきかが明確になり、優先順位に基づいて効率的な作業が可能になります。

タスクは、最も緊急で重要なものから取り組むようにしてみてください。

優先順位を決めることが苦手な場合、タスクを以下の4つに分類して、優先順位を決めてみましょう。（参考：ミカエル・クロゲラス、ローマン・チャペラー、フィリップ・アーンハート・著、月沢李歌子・訳『仕事も人生も整理整頓して考える　ビジュアル３分間シンキング』）

方法③タスクを進行する時間を管理する

タスクを進行する時間を管理することは、効率的な作業を実現するためにも重要です。

この30分はリサーチをする、朝は執筆に力を入れるなど、取り組む時間を決めると、さらに効率的に処理できるはずです。

タスクごとの進行状況を定期的に確認し、時間単位で管理するとよいでしょう。それぞれ期限を設定して、進捗を管理するとより効果的です。

タスクごとに、必要な時間を設定できれば、作業の見通しが立ち、時間配分がしやすくなるはずです。

また、タスクごとの所要時間を記録して管理すると、どのタスクにどの程度の時間を多く費やしているかを把握でき、時間の使い方を改善できるでしょう。

方法④小さなタスクから処理する

タスクの処理は、重要度順に処理しつつ、小さなタスクから処理すると効率がいいでしょう。

例えば、1分以内で終わる仕事、10分あれば終わる仕事、1時間で終わる仕事など、早く終わる仕事から順にタスクに取り組むとよいでしょう。

具体的には、メールへの返信、会議依頼の承認などはすぐに取り掛かり、次に折り返しの電話などの10分以内でできるタスクを行うイメージです。

小さなタスクを迅速に処理することで、仕事が溜まるのを防げるでしょう。

方法⑤時間帯に応じて処理するタスクを選択する

1日をいくつかの時間帯のブロックに分割し、それぞれの時間帯のブロックに具体的なタスクを割り当てる方法もオススメです。

例えば、午前中は集中力が高いため、重要なタスクや思考を要するタスクを処理し、午後は疲労などを考慮して、軽作業やルーティンのタスクを処理するなどもよいでしょう。

方法⑥上手く進まないタスクは一時的に保留する

上手く進まないタスクは一時的に保留して、ほかのタスクを優先して処理することも、生産性を高める上で重要です。（参考：デボラ・ザック・著、栗木さつき・訳『SINGLE TASK 一点集中術』）

これは、車を一時的に停めておく駐車場（パーキングロット）にかけて、パーキングロット思考とも呼ばれています。

会議やディスカッションなどで出てきたアイデアなど、即座に処理すべきではないタスク、できないタスクは、優先度を下げつつ、再度対応できるようタスク管理をしておくとよいでしょう。

方法⑦関連するタスクをまとめて進行する

同じカテゴリのタスクをまとめて処理する方法もオススメです。

例えば、メールの返信をまとめてやることで、細かいタスクの切り替えによる無駄な時間を削減できるでしょう。

方法⑧集中して作業を行った後に短い休憩を取る

タスクを切り替える際には、短い休憩を挟むことで集中力を維持することができるでしょう。

一定時間、集中して作業を行い、短い休憩を取るとより効果的です。ポモドーロ・テクニックと呼ばれる時間管理法もあります。（参考：フランチェスコ・シリロ・著、斉藤裕一・訳『どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門』）

作業を小さな単位に分けて、休憩を挟むことで、集中力を維持しやすく、効率的に作業を進めることができます。

タイマーを使って時間を計ることで、時間管理が明確になり、作業の進捗も把握しやすくなるでしょう。

方法⑨タスク管理ツールを活用する

マルチタスクを効率的にするために、タスク管理ツールの活用をオススメします。

タスク管理ツールとは、仕事やプロジェクトの進行を効率的に管理するためのソフトウェアやアプリケーションのことです。

タスク管理ツールは、タスクの整理、優先順位付け、進捗管理、コミュニケーションの円滑化など、さまざまな目的で使われています。これまで解説したほかの方法のサポートとして、きっと役立つでしょう。

以下を参考に、タスク管理ツールを使ってみてください。

方法⑩環境を整備する

作業の環境を整備しておくと、マルチタスクの効率もアップします。

作業スペースを整理整頓し、快適に作業できるようにします。

椅子や机の高さ、照明、温度調整、音の管理なども、作業に集中できるように整備しましょう。

方法⑪マインドセットを切り替える

マルチタスクに必要なマインドは以下のようなマインドです。

最初は、全てを心掛けるのは難しいかもしれません。

まずは、どれか一つを心掛け、マルチタスクの生産性を高めてみましょう。

マルチタスクが得意な人に向いてる仕事

マルチタスクが得意な人には、複数のタスクを同時に処理することが求められたり、迅速に切り替えながら作業を進めたりする能力が重視される仕事が向いています。

具体的には、以下のとおりです。

どの職種も複数のお客さんなどに対応する必要があり、取り掛かる作業も多様です。マルチタスクが得意な人はこれらの職種が向いていると言えるでしょう。

マルチタスクと仕事の関係

仕事とマルチタスクにはどのような関係があるのでしょうか？

この章では、マルチタスクと仕事の関係について解説します。

マルチタスクが求められる仕事環境

マルチタスクが求められる仕事環境は、複数の業務を同時進行で処理しなければならない状況が多いという特徴があります。

例えば、プロジェクトの進行管理や複数のクライアント対応、日常業務と特別なタスクを並行して行う場合です。

急な対応が求められることが多く、スピード感と柔軟性が必要です。

また、情報が常に更新され、変化するため、優先順位を頻繁に見直す必要があります。

さらに、チームメンバーとの連携や多様なツールの使用が求められ、時間やリソースの効率的な配分が重要です。

マルチタスクが求められる環境では、適切なコミュニケーション、迅速な意思決定、柔軟な対応力が成功のカギとなります。

高度な集中力と効率的な作業分割が求められるため、計画的な時間管理やストレス管理も不可欠です。

マルチタスクと生産性

マルチタスクは複数の仕事を同時に進める方法ですが、こちらで解説したとおり、必ずしも生産性を高めるとは限りません。作業の質が低下したり、ミスが増えることがあります。

一方で、単純で繰り返しの作業や、異なる種類のタスクを組み合わせる場合など、適切な状況ではマルチタスクが有効に機能することもあります。

重要なのは、複数のタスクを同時に進める際の負荷を意識し、時間管理や優先順位をしっかりと行うことです。

生産性を高めるためには、必要な時にタスクに集中し、適切に切り替えることがカギとなるでしょう。

シングルタスクが得意な人に向いてる仕事・メリット

マルチタスクだけでなく、シングルタスクにも注目してみましょう。

この章ではシングルタスクのメリットなどについて解説します。

シングルタスクとは？

シングルタスクとは、1つの作業に集中して行うことを指します。

同時に複数の作業をこなすマルチタスクに対して、1つのタスクに専念するのがシングルタスクです。

シングルタスクは、効率的に高い精度で作業を完了させるのに効果的だとされています。

シングルタスクのメリット

シングルタスクの強みは、集中力を高め、作業の質を向上させる点にあります。

1つのタスクに専念することで、注意が分散せず、深い思考や慎重な作業が可能になります。

エラーが減り、時間を無駄にすることなく効率的に作業を進められます。

また、シングルタスクは情報処理の負荷を軽減します。

マルチタスクを行うと、複数の情報を同時に処理しようとするため、負荷が増え、結果として生産性が低下する場合があります。

しかし、シングルタスクではそのような負荷が少なく、精神的なストレスも減ります。

さらにシングルタスクは、作業の深さやクオリティを追求することができます。

例えば、創造的な作業や細かい判断を要する仕事では、集中して取り組むことが重要です。

こうした作業でのシングルタスクは、結果的に高い成果を生み出しやすくなるでしょう。

シングルタスクが得意な人に向いてる仕事

シングルタスクが得意な人には、深い集中力や精密な作業が求められる仕事が向いています。

具体的には、以下のとおりです。

これらの職種では、高い集中力を必要とし、複数の作業を同時にこなすよりも、1つのことに集中することが大切です。

シングルタスクが得意な人は、これらの分野で成果を上げやすいでしょう。

シングルタスクとマルチタスクのバランスが大切

「マルチタスクで作業をバリバリこなしていきたい！」と思う人は多くいるでしょう。

しかし、マルチタスクにこだわる必要はありません。

マルチタスクも、1つ1つのタスクに分けたらシングルタスクの集合体です。

複数のタスクに優先順位を付けてタスクを分割し、各タスクに費やす時間配分を決めたら、シングルタスクのつもりで高い集中力で作業をするのがよさそうです。

つまり、シングルタスクとマルチタスクのバランスを大切にし、あなたに合うタスク管理を見つけていくことが大切なのです。

まとめ：自分にとって最適な働き方を見つけよう

マルチタスクの効果的な活用法について、さまざまな視点から解説しましたが、最終的には自分にとって最適な働き方を見つけることが一番大切です。

マルチタスクが得意な人もいれば、シングルタスクに集中することで高い成果を上げる人もいます。

どちらのスタイルが自分に向いているのかを見極め、日々のタスクを整理していくことが生産性を最大化するポイントになります。

勉強や仕事においても、無理にマルチタスクを強いるのではなく、自分のペースで確実に成果を上げる方法を見つけることが大切です。

効率的にタスクをこなすための工夫を実践し、ストレスの少ない環境を整えることで、より良い結果が得られるでしょう。

自分に合ったやり方で、着実に前進していきましょう。